Легализация документов

Обращаем Ваше внимание на то, что личный прием граждан консульский отдел осуществляет строго по электронной записи: valletta.kdmid.ru 

Консульская легализация документов, совершенных в иностранных государствах и предназначенных для использования в Российской Федерации осуществляется консульскими загранучреждениями Российской Федерации в этих странах в соответствии с Административным регламентом Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по консульской легализации документов от 18 июня 2012 г. № 9470.

Легализация - это подтверждение того, что документ, исходящий от властей государства или составленный при участии этих властей, соответствует законодательству этого государства. Она заключается в удостоверении подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа.

В соответствии с международной практикой не требуется легализация паспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т.п.).

ЛЛегализация иностранных документов для использования в РФ

Иностранные документы, предназначенные для использования в Российской Федерации, легализуются в российских консульских учреждениях за границей после легализации их в Министерстве иностранных дел страны пребывания либо ином уполномоченном на то официальном учреждении государства происхождения документа в порядке, предусмотренном законодательством этого государства.

Документы, составленные или надлежащим образом заверенные консульствами иностранных государств на территории Российской Федерации, легализуются в Консульском департаменте МИД России.

Легализация российских документов для использования за границей

Предназначенные для использования за границей документы, составленные официальными органами Российской Федерации, должны быть легализованы, если иное не предусмотрено положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых являются Россия и государство, на территории которого эти документы будут использоваться.

Легализация российских документов для использования за границей обычно осуществляется по следующей схеме:

  • Нотариальная контора на территории Российской Федерации заверяет копию документа и верность его перевода на иностранный язык;
  • Министерство юстиции Российской Федерации свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса;
  • Консульский департамент МИД России (Москва, 1-й Неопалимовский пер., 12, тел. (499) 244-37-97, приемные часы с 10:00 до 13:00 и с 15:00 до 17:00), подтверждает подлинность печати Минюста России и подписи должностного лица;
  • После легализации в Консульском департаменте МИД России документы легализуются в консульском отделе Посольства, либо Генеральном консульстве того государства, где они будут использоваться.

Если легализация обусловлена представлением перевода документа с русского языка на иностранный язык, документ может быть легализован в Консульском департаменте МИД России одновременно с его переводом.

Российские документы легализуются, как правило, в нотариально заверенных копиях. Исключение составляют документы об образовании образца, установленного для использования за границей, которые легализуются в Консульском департаменте МИД России в подлинниках.

Документы об образовании, выданные до 1996 г., легализуются в нотариально заверенных копиях. В копиях могут быть также легализованы документы об образовании, выданные на территории бывших союзных республик до декабря 1991 г.

Трудовые книжки, военные билеты и удостоверения личности не подлежат вывозу и пересылке за границу и в установленном порядке на легализацию ни в оригиналах, ни в копиях не принимаются.

Документы, исходящие от российских юридических лиц, подлежат легализации при условии их государственной регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации. В частности, устав акционерного общества легализуется в нотариально удостоверенной копии при условии, что данный документ зарегистрирован в российском государственном органе и на нем имеются соответствующие отметки и печати о регистрации. Сертификат происхождения продукции может быть легализован в нотариально удостоверенной копии, если он выдан уполномоченным на то государственным органом, но не самим производителем на собственную продукцию.

В соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, участниками которой является как Российская Федерация (с 31.05.1992), так и Мальта (с 03.03.1968), официальные документы, заверенные апостилем страны-участницы, освобождаются от легализации.

Внимание ! Посольства и консульства России не уполномочены на проставление апостилей. Консульский отдел Посольства не проставляет апостили на российские и мальтийские документы.

Внимание ! Проставление апостиля производится компетентными органами государства-участника (в данном случае Мальта) Гаагской конвенции только на документах, выданных в этом государстве, и только на территории этого государства.

Апостиль - это штамп, введенный Гаагской конвенцией. Он прикрепляется к документам компетентным органом страны, в которой документ был выдан. На Мальте его выдает Министерство иностранных дел Мальты (Palazzo Parisio, Merchant Street, Valletta, Malta, VLT 1171).

Важно! Документы, выданные самим консульским отделом (справки и т.д.), не могут быть апостиллированы ни в Республике Мальта, ни в Российской Федерации. В случае требования мальтийских властей об их легализации подпись должностного лица может быть заверена в Службе легализации МИД Республики Мальта (Дворец Паризио, Мерчант стрит, Валлетта, Мальта, VLT 1171)

В связи с вышеизложенным, чтобы легализовать документ, для его юридической силы на территории России, в т.ч. выписок из книги актовых записей мальтийского ЗАГСа (о заключении брака, о рождении вам необходимо:
- Поставьте апостиль на оригинал документа в Министерстве иностранных дел Мальты (Palazzo Parisio, Merchant Street, Valletta, Malta, VLT 1171).
- Переведите документ вместе с апостилем на русский язык.
- Предъявите эти документы в Консульский отдел для подтверждения подлинности их перевода на русский язык.

Что такое апостиль

Апостиль – это установленный Гаагской конвенцией штамп, проставляемый на документах компетентным органом страны, в которой выдан документ. На Мальте апостиль проставляется на либо оборотной стороне оригинала документа, либо отдельном листе, скрепляемом с оригиналом документа.

Апостиль проставляется на оригинале документа или нотариально заверенной копии документа и имеет форму квадрата со сторонами 9 см. Заголовок «APOSTILLE /Convention de la Haye du 5 octobre 1961/» должен быть напечатан на французском языке, в то время как сам текст апостиля может быть составлен на официальном языке выдающего органа.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает лицо, подписавшее документ, и подлинность печати и штампа, которыми он скреплен.

Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

В соответствии с положениями статьи 1 Гаагской конвенции апостиль НЕ проставляется на следующих документах: 

- выданных дипломатическими или консульскими представительствами (в т.ч. российскими);

- имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов по ним, таможенные декларации, бухгалтерские отчеты и т.п.). 

Коммерческие  контракты и доверенности попадают под действие Конвенции. Иностранные документы могут быть переведены на русский язык, с них могут быть сняты копии в консульских учреждениях Российской Федерации за границей или в нотариальных конторах на территории России лишь в том случае, если они легализованы в установленном порядке или на них проставлен апостиль.

В РОССИИ АПОСТИЛЬ ПРОСТАВЛЯЮТ:

- Министерства юстиции республик в составе Российской Федерации, органы юстиции администраций краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов республики, края, области, округа, города, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же республик, крае, области, округе, городе (Управление юстиции по Москве - г. Москва, Старомонетный пер., д. 9, стр. 2 - карта; Управление Министерства юстиции РФ по Московской обл. – г. Москва, ул. Кржижановского, д. 13, корп. 1 - карта, тел.: +7 (499) 129 04 21, +7 (499) 124 10 27, +7 (499) 124 21 65);

- Республиканские органы записи актов гражданского состояния республик в составе Российской Федерации, органы записи актов гражданского состояния краевых, областных, окружных центров, городов Москвы и Санкт-Петербурга на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов записи актов гражданского состояния (Объединенный архив ЗАГС г. Москвы - г. Москва, Малый Харитоньевский пер., д. 10 - карта; тел.: +7 (495) 623 70 89, +7 (495) 624 15 61, +7 (495) 624 26 81; Главное управление записи актов гражданского состояния Московской области – г. Москва, Средний Каретный пер. д. 7, стр. 1 - карта, тел.: +7 (495) 694 18 64);

- Отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов Российской Федерации на документах, выдаваемых центральными государственными архивами России (http://statearchive.ru/, тел: +7 (495) 580 88 41). 

- Архивные органы автономных образований, архивные отделы краев и областей на документах, выдаваемых подведомственными им архивами; 

- Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации на документах, оформляемых по линии прокуратуры (г. Москва, ул. Большая Дмитровка, д. 15а - карта, тел.: +7 (495) 987 56 56).

- Министерство образования Российской Федерации на документах об образовании (к примеру, Центр международной образовательной деятельности "Интеробразование" -  Москва, 119021, Большой Чудов пер., д. 8, стр.1 - карта, тел. +7 (495) 246 14 07, +7 (495) 246 75 07, +7 (499) 242 95 06).

Свидетельствование верности перевода

 В консульском отделе Посольства производится свидетельствование верности перевода документов на русский язык и с русского языка, которые составлены только на английском языке. 

При необходимости засвидетельствования верности перевода документа с иностранного языка на русский язык обращаем внимание, что на английском языке должен быть текст изначального документа, который подлежит переводу и последующему заверению в консульском отделе. Заверение верности переводов документов, составленных на любых других языках (немецкий, польский, испанский, корейский, японский, арабский и т.д.), в консульском отделе не производится. Для их заверения необходимо обращаться: 

– в консульское учреждение Российской Федерации в государстве, в котором данный язык является государственным, либо 
– к нотариальному переводчику на территории Российской Федерации с последующим заверением подлинности его подписи у российского нотариуса.

Документы, составленные на мальтийском языке, могут быть переведены сначала на английский, далее перевод должен быть заверен компетентным органом мальты (подтверждены штамп и подпись переводчика), а затем переведен на русский язык сам документ и апостиль. 

Внимание ! Если заявитель по каким-либо причинам не сможет явиться на прием по своей записи, просьба ее обязательно аннулировать (это делается самостоятельно записавшимся лицом в программе записи), чтобы на это место могли записаться другие граждане. Консульский отдел призывает отнестись к этой просьбе максимально ответственно и проявлять уважение к другим посетителям, которым может понадобиться срочно попасть на прием для решения неотложных вопросов.  

Личная явка: необязательна (предъявить текст для удостоверения верности перевода может любое лицо, даже если оно не имеет никакого отношения к тексту перевода).

Срок оформления: в день обращения (для текстов объемом не более 3-х страниц). Тексты, объем которых превышает 3 страницы, принимаются на последующую проверку, о результатах которой заявитель будет проинформирован по электронной почте (как правило, это занимает несколько дней).

 

Внимание ! Верность перевода подлежит постраничной оплате, т.е. плата взимается за каждую страницу (а не лист) перевода.

Стоимость: перейдите в тарифы консульских сборов - раздел IV. Оплата только наличными.

Важная информация

Граждане Российской Федерации для свидетельствования верности перевода могут предъявлять действительный документ, удостоверяющий личность (заграничный либо внутренний паспорт).

Если заверение верности перевода требуется для последующего предъявления документа на территории Российской Федерации или для оказания других государственных услуг в консульском отделе Посольства (оформление российского гражданства ребенку, выдача паспорта, вопросы ЗАГС), на оригинале иностранного текста должен быть обязательно проставлен штамп «апостиль», который подлежит переводу на русский язык вместе с основным текстом, т.к. является неотъемлемой частью иностранного документа. Проставление апостиля на переводе считается некорректным, т.к. таким образом легализуется не документ, а подпись присяжного переводчика. На Мальте апостиль проставляется в МИД Мальты г. Валлетта.

Свидетельствование верности переводов свидетельств о рождении, выданных мальтийскими органами ЗАГС, производится только при предъявлении оригиналов документов, удостоверяющих личность родителей и при отсутствии разночтений между данными, указанных в паспорте родителей (родителя) и данными о родителях в свидетельстве о рождении ребенка.

Обращаем особое внимание! Текст перевода должен полностью воспроизводить оригинал документа. При выявлении в переводе ошибок его верность не будет засвидетельствована до их устранения. При предъявлении ранее нотариально засвидетельствованных переводов, содержащих текстовые ошибки, консульский отдел вправе такие переводы аннулировать. Наиболее распространенной ошибкой является перевод имен собственных (как правило, ФИО фигурирующих в нем российских или иностранных граждан): Gregory как Григорий, Elizabeth как Елизавета, Leo как Лев, Timothy как Тимофей, а также произвольное внесение символов, отсутствующих в языке оригинала: Ivanov Liza как Иванова Лиза т.д.

ВНИМАНИЕ ! ОЧЕНЬ ВАЖНО ! В случае обнаружения на приеме ошибок в предъявляемых переводах их верность не может быть засвидетельствована консульским отделом. Заявителю будет рекомендовано исправить их и обратиться вновь по предварительной записи.

Внимание! Копии и фотографии оригинала документа либо перевода в работу не принимаются.

По завершении процедуры свидетельствования верности перевода: текст перевода скрепляется с оригиналом текста-источника, заверяется печатями консульского отдела и выдается заявителю.

Со списком рекомендуемых российским консульством аккредитованных переводчиков можно ознакомиться на стенде в приемной консульского отдела..

Необходимый пакет документов:

1. Оригинал документа;

2. Письменный перевод документа в печатном виде на листах формата А4.

3. Действительный документ, удостоверяющий личность заявителя:

- для граждан России: заграничный либо внутренний паспорт (+ копия);

- для граждан иностранных государств: паспорт гражданина иностранного государства без перевода на русский язык (+ копия).  

 Отсутствие одного из указанных документов будет являться основанием для отказа в предоставлении данной государственной услуги.